Kennis Co-Creatie

Ik heb besloten vanaf nu hetzelfde op mijn Engelse blog en dit blog te schrijven. Dus mocht je liever Engels lezen kun je naar http://joitskehulsebosch.blogspot.com surfen.. Ik wilde hier duidelijker over mijn werk bloggen, en in het Engels wat breder maar het verschil wordt steeds kleiner tussen de onderwerpen daar en hier. Vandaar!

Donderdag heb ik een sessie gefaciliteerd voor de context masterclass draagvlakversterking over sociale media. Het was leuk. Na een presentatie hebben we een kaartspel in kleine groepen gepraat over de verschillende ervaringen in het werken met sociale media voor draagvlakversterking. Hier kwamen verschillende dilemma’s naar voren. We eindigden met drie deelnemers die vanachter de computer een voorbeeld van hun werk met sociale media lieten zien en wat fijne kneepjes deelden. Hier is de presentatie als je geïnteresseerd bent en hier is de link naar de wiki die ik voor de sessie gemaakt heb.

Een grote les voor mij is dat de sociale media mensen (waaronder ikzelf) de neiging hebben zich te richten op de succesverhalen, waardoor het allemaal een eenvoudige zaak lijkt. Zie hoe mensen samenwerken via de twitterveiling en 119.000 euro voor Haïti bij elkaar hebben gebracht. Kijk wat Lego doet om de klanten te krijgen om deel te nemen in het ontwerp. Vaak circuleren dezelfde verhalen. Maar als je kijkt naar de praktijk zijn deze cases moeilijk te reproduceren omdat de omstandigheden in deze voorbeelden allemaal meezaten. Vaak was er een onderwerp waar mensen heel geïnteresseerd in waren… Wij hebben een virale video bekeken (where the hell is Matt) betekent niet dat je eigen video ook viraal zal gaan…. Omdat Esmee Denters via youtube is ontdekt, wil het niet zeggen dat jij met je zangvideo ook beroemd wordt… Gelukkig hadden we genoeg ruimte in de middag om de echte verhalen en uitdagingen te delen. Volgende keer zal ik proberen om ook een aantal minder succesvolle verhalen in de presentatie aan te halen.

Hierbij vast een aantal verhalen die niet echt succesverhalen zijn:

* Een organisatie was door een extern bureau enthousiast gemaakt om te beginnen met een online community. De site is gebouwd, maar niemand had de tijd om zich met de online community te bemoeien. De site is (bijna) leeg.
* Na een leuke bijeenkomst van een groep mensen hebben de organisatoren een facebook-groep aangemaakt voor de deelnemers van het evenement. Het doel van deze groep is niet besproken en niemand voelde zich verantwoordelijk. Er gebeurde niets.
* Een organisatie wilde handtekeningen van mensen te verzamelen voor een petitie. In de hoop dat mensen het door zouden sturen en ondertekenen. Er werden maar een paar handtekeningen verzameld en de petitie is nooit aangeboden.
* Een organisatie bouwde een site waar mensen een profiel kunnen aanmaken en uitwisseling op een forum. Mensen maken wel een profiel aan, maar reageren niet of nauwelijks op het forum.

Het is zeer aantrekkelijk iets als een online netwerk, online community of groep op een sociaal netwerk zoals Facebook op te zetten. Maar het is een ander ding om na te denken over wat nodig is in termen van facilitering en ondersteuning en wat je er echt mee wilt bereiken. Het lijkt een valkuil waar we allemaal snel invallen.

Ik merkte uit de reacties van de deelnemers dat de hoeveelheid informatie een groot probleem. Niet iedereen is blij om een online community te moeten faciliteren naast zijn werk of om twitter voor de organisatie te managen, omdat ze al overstelpt met informatie. Dit vermindert het enthousiasme en maakt dat het werken met sociale media wordt gezien als een last en tijdrovend. Ik weet niet wat de oplossing is. Aan de ene kant ik denk dat mensen de vaardigheiden om grote hoeveelheden informatie te verstouwen aan moeten leren, aan de andere kant zou het beste zijn te werken met de mensen die dit makkelijk afgaat. Menno Lanting in zijn boek Connect! noemt het feit dat de oude taken zouden moeten veranderen, het werken met sociale media moet er niet bij komen maar andere manieren van werken vervangen.

Ten slotte merkte ik weer hoe goed het is om iets voor de tweede of derde keer te kunnen doen. We gebruikten de evaluatie van de deelnemers van vorige jaar’s sessie. Zo konden we de elementen die werden gewaardeerd erin houden en een aantal wensen toevoegen zoals de behoefte aan tips en trucs.

Opmerking: deze blogpost heb ik ook op faciliteeronline.nl geplaatst…

(foto door cheryljns) Ik ben 4 januari begonnen met de cursus ‘Denk je slank‘ (en ik heb zo hard gedacht dat er al 4 kilo af is!). Het is een online training dus ik deed ook gewoon mee om eens te zien hoe ze de cursus vorm geven. Op zich leuk, met oefeningen, sms-berichtjes, videootjes en een coach.

Nu is er ook een forum voor uitwisseling met andere deelnemers. Dit is wel een leuk voorbeeld van hoe het wat mij betreft NIET moet. Het wordt niet gefaciliteerd (althans daar heb ik nog niets van gemerkt) en het is publiek toegankelijk, dus iedereen kan het lezen. Niet alle fora hoeven natuurlijk afgesloten te zijn, maar als je het over je vetrollen gaat hebben kan dit wel meer veiligheid bieden. Als gevolg hiervan is het een soort grafitti muur waarbij iedereen die de cursus begint even meld dat ie begonnen is, waarna de conversatie stopt. Een typisch voorbeeld van een berichtje: “ik ben vandaag begonnen en hoop dat ik snel het boek ontvang!” Als gevolg daarvan ga je tijdens de cursus niet meer terug naar het forum. Mensen kijken 1 of 2 keer en verlaten het forum dan.

Wat kun je van dit voorbeeld leren? Wat mij betreft zie ik de volgende lessen:

• Bedenk goed of je een forum publiek of besloten wilt maken. Als het doel is om persoonlijke strubbelingen met afvallen te bespreken (zoals genoemd op dit forum) zou ik het besloten maken, alleen toegankelijk voor cursisten.
• Wil je groepen mensen bij elkaar brengen met gedeelde interesses en onderwerpen dan zul je dit moeten faciliteren en bijvoorbeeld categoriën of groepen gebruiken, zodat mensen zich aangesproken voelen om bij een bepaalde categorie of groep te gaan kijken en zich daar eventueel bij gaan aansluiten.
• Als er steeds groepen mensen aan een cursus beginnen. zorg dan dat zij elkaar terug kunnen vinden. Maak bijvoorbeeld een voorstelmogelijkheid voor iedereen die in een bepaalde maand is begonnen.

Closeness… Image by Ennor via Flickr

Mijn dochter van 10 heeft skype ontdekt (en nee, dat hebben ze niet van mij, maar van hun vriendinnen, als je moeder skypt is het natuurlijk suf!). Er is een vriendin die niet mag afspreken na school en die is het fanatiekst in het afspreken op skype. Zo kunnen ze met drie of vier vriendinnen gewoon vanuit huis doorkletsen.  Toch een nieuwe manier van communiceren voor hen. Tegelijkertijd lijkt deze manier van communiceren ook nog wel op het kletsen op school, het zijn dezelfde vriendinnen. Alleen hoeven ze er nu niet voor op dezelfde plek te zijn. Voor de vriendin die niet mag afspreken een groot voordeel, zo kan ze toch deel uitmaken van de ‘naschool’ gesprekken.

Andere media zoals Twitter, weblogs en social networks als LinkedIN zijn eigenlijk veel vernieuwender. Ik was erg blij toen ik de term Distant closeness tegenkwam in een artikel over online fotos delen.

Distant closeness: knowing about others, keeping others informed about oneself without direct interaction

Dit geeft heel mooi aan wat er zo vernieuwend is aan veel sociale media: je houdt anderen (vrienden, collega’s, geinteresseerden) geinformeerd zonder dat je direct hoeft te investeren in directe interactie. Er is natuurlijk ook wel directe interactie via online media, als je een persoonlijk commentaar geeft op een blogpost of een direct antwoord op een vraag op Twitter. Maar veel communicatie is geen directe interactie (zoals dit blog). Zo kun je een veel groter netwerk onderhouden omdat je niet met iedereen in direct contact hoeft te staan.

Een mooi voorbeeld van hoe distant closeness voor mij goed werkt is Beth Kanter. Ik heb haar in een online workshop ontmoet. Ze adviseert non-profit organisaties over het gebruik van sociale media en is een erg inspirerende persoon. We zouden normaal vast geen tijd stoppen in het onderhouden van contact met elkaar. Maar nu kunnen we via Twitter en blogs toch van elkaar volgen waar we mee bezig zijn. Ik heb waarschijnlijk meer aan haar ideeën dan zij aan de mijne. Dit is wellicht de reden waarom we anders vast geen contact hadden gehouden.

Maar zoals Robert Chambers zegt bij veranderingen: wie wint er bij deze nieuwe manier van netwerken en wie verliest er? Mensen die niet makkelijk kunnen wennen aan deze nieuwe manier van netwerken zullen  wellicht blijven investeren in één op één contacten wat uiteindelijk steeds minder oplevert. Mensen die het makkelijk oppikken en jongeren zullen hierbij in het voordeel zijn. Of zou de oude manier van netwerken net zoveel opleveren? Zijn er ook situaties dat online netwerken niet werkt?

Ik ben erg trots op onze nieuwe site  faciliteeronline.nl

We gebruikten altijd een wiki ter ondersteuning van onze web2.0 en online facilitatie workshops. Voor mensen die niet gewend zijn aan wikis ziet dit er nogal chaotisch uit. (en OK wikis zijn ook vaak niet mooi…). Vandaar dat we nu een nieuwe site op hebben gezet met alle informatie over onze workshops in 2010 en maatwerk trajecten. Deelnemers aan de workshops zijn altijd heel enthousiast, dus kunnen we wel wat uitbreiden. Een deelneemster zei in een mail zelfs dat online faciliteren de beste workshop was die ze in 2009 had gevolgd, nu ben ik alleen vergeten te vragen hoeveel workshops ze heeft gedaan :).

Op de website gaan we ook bloggen over online faciliteren. Dus ben je specifiek geïnteresseerd in dat onderwerp, kun je je per email abonneren op blogposts of het per RSS volgen. De eerste 3 blogposts gaan over:

Wat voor type facilitator ben jij?

Rol van de facilitator- gevoel van gezamenlijkheid en luisterende oren creeën

Wat kun je als facilitator doen om mensen met koudwatervrees te begeleiden

Overigens is er nog een leuke nieuwe site specifiek voor community managers: www.communitymanagers.nl. Je kunt een blog volgen of lid worden van de community managers groep op LinkedIn.

Image by Dave-F via Flickr

Zowel professionals, teams als organisaties hebben te maken met een grote hoeveelheid informatie, die ook nog groeiend is. Bij onze sociale media trainingen (en ook daarbuiten) hoor ik vaak: “ik ben al blij als mijn mail weg is, dus ik heb geen tijd voor blogs en wiki-achtige dingen”. Het is natuurlijk waar dat je door blogs te gaan lezen en te gaan Twitteren meer informatie op je bord krijgt. Hierbij een aantal tips om hiermee om te gaan:

· Maak gebruik van een RSS lezer om je informatie stromen te managen. Als je dit nog niet gebruikt, maak dit je eerste actie punt (zie verder box 1.2 voor tips om een igoogle pagina op te zetten als je RSS lezer)

· Wordt niet van teveel online communities tegelijk lid, maar focus je op een klein aantal wat heel nuttig is. Ben je al van veel communities lid, meld je dan af bij een aantal.

· Bouw dagelijks of wekelijks wat tijd in voor reflectie over je informatie strategie en je gebruik van sociale media. Wat werkt goed? Wat kost veel tijd? Wat kun je anders doen?

· Vraag jezelf af wat het oplevert. Wat zijn succes verhalen en waar liggen nog uitdagingen om te zorgen dat er wat meer brengt? Hoe kun je dit aanpakken?

· Zet af en toe de computer (en telefoon) uit en maak een wandeling om je hoofd leeg te maken en prioriteiten te stellen.

· Begin maar aan één nieuwe tool per maand. Investeer in deze maand in het echt leren kennen van deze tool in plaats van je bij een heleboel tools aan te melden en er niet veel mee te doen.

· Maak een schema voor gebruik van sociale media en email en hou je daaraan. Bijvoorbeeld een half uur voor mail aan het begin van de dag en een half uur voor het lezen van RSS feeds en participeren in sociale netwerken en discussiefora.

· Zet de kookwekker zodat je je ook aan dit schema houdt….

Bron en inspiratie: Happy information overload day van Beth Kanter (met nog veel meer technische tips!)

Veel mensen vragen mij waar ik de tijd vandaan haal om al die sociale media te volgen. Ik denk dat het helpt om hier een balans in te vinden  als je een duidelijk profiel hebt, weet welke onderwerpen voor jou interessant zijn. Te veel mensen hebben geen idee wat hun vakgebied is. Ze weten wat ze gestudeerd hebben, maar zijn daarna in algemene functies gekomen als accountmanager, teamleider, of projectleider. Toch denk ik dat je ook als accountmanager veel aan sociale media kunt hebben, maar je moet wel duidelijk hebben op welke vakgebieden je wilt bijblijven, je wilt ontwikkelen. Overigens geloof ik er niet in dat je manager of teamleider geen vakgebied zou hebben, en ook managen zelf is een vakgebied.

Het beantwoorden van de volgende vragen kan je helpen om je T-profiel duidelijker te formuleren. Een T-profiel waarin de hoofdpoot staat voor je hoofdvak en de zijlijnen voor een aantal andere specialisaties wordt een goede leidraad bij het maken van beslissing om tijd te steken in bepaalde sociale media.

De poot van de T

1. Ben je een generalist of een specialist? Bij een generalist zijn de zijlijnen van de T bijna even belangrijk als de poot, bij een specialist is de poot veel belangrijker.

2. Wat is je specialisatie? Kun je het duidelijk benoemen wat je specialisatie is? Bijvoorbeeld bedrijfskundige met een specialisatie in strategisch management.

3. Wat is je antwoord als iemand je vraagt wat je beroep Is?

4. Wat zijn de kennisdomeinen die je nodig hebt om je hoofdspecialisatie goed te kunnen uitvoeren? Zijn deze niet te breed geformuleerd dat het een hele studie bevat en niet te smal dat je er binnen de kortste keren alles over weet?

5. Van welke studie-, vakverenigingen of professionele groepen, ben je lid?

De zijlijnen

6. Wat zijn zijlijnen; de kennisgebieden die gedeeltelijk overlappen en die interessant zijn om te volgen? Dit kan zijn verandermanagement voor een manager, acquisitie voor een freelancer, maar kan ook resultaatmeten zijn voor een trainer.

7. Zijn er vanuit je beroep bepaalde vaardigheden die heel belangrijk zijn en waar je je verder in zou willen bekwamen?, bv. adviesvaardigheden, presenteervaardigheden etc.

8. Welke disciplines die je niet als basisvakgebied hebt zijn belangrijk voor je vakgebied? Dit kan zijn psychologie voor een teamcoach, coachen voor een technicus die teamleider is geworden. Welke zijn niet belangrijk die je uit gewoonte wel volgt?

De onderwerpen volgen via sociale media

9. Wat zijn de belangrijkste onderwerpen waar je op dit moment meer over zou willen weten?

10. Wat zijn interessante professionals om online te volgen en waar vinden de online conversaties hierover plaats?

Voor meer informatie over een T-profiel, zie bijvoorbeeld de pagina T-profiel op carrieretijger.

Elmine Wijnia, Simon Koolwijk, Sibrenne Wagenaar en ikzelf werken al meer dan een jaar samen. We zijn allemaal freelancers en bieden samen workshops webwerken en online faciliteren aan. Sibrenne en Simon kende ik al van mijn werk bij IICD. Elmine heb ik online leren kennen door haar weblog. Ik heb toen voorgesteld elkaar eens te ontmoeten en zo is de samenwerking gegroeid.

Soms vragen mensen of ik als ZZP-er (Zelfstandige Zonder Personeel) geen collega’s mis. Dat had ik zelf ook wel verwacht, maar dat ik mis collega’s niet. Dat komt denk ik omdat ik best veel samenwerk met anderen, maar ook omdat ik het wel lekker vind om door te stomen.Terwijl ik thuis hard door werk achter mijn laptopje voel ik me wel in contact met anderen via skype of google instant message, telefoon of twitter.

Elmine heeft nu een superleuk filmpje gemaakt over onze samenwerking: ‘ge-netwerked samenwerken‘. Het duurt iets meer dan 2 minuten en is hieronder te zien. Het is wel een mooi voorbeeld van een goede samenwerking zonder dat je elkaar vaak ziet. We hebben elkaar in september een keer gezien en gaan 17 december samen eten. Tussendoor werken we online samen en hier gaat het filmpje van Elmine over.

Ik vind het samenwerken in een netwerk wel een mooie vorm vergeleken met organisaties waar voor mijn gevoel vaak veel energie gaat zitten in organisatiepolitiek en elkaar tegenwerken (meestal onbewust maar toch…)

Situatie 1: Je bent op zoek naar een online platform voor je zeilvereniging of voor je familie ter voorbereiding op die familiereünie. Je maakt het jezelf makkelijk en kiest bijvoorbeeld Ning of Mindz. Het is gratis (met advertenties), je hoeft niets installeren, het is makkelijk in beheer, je bent zo klaar. Situatie 2: Nu op het werk. Je werkt voor een bedrijf en wordt wellicht gevraagd om het proces te begeleiden om een platform te ontwikkelen. Er is al een intranet en een bureau wat het intranet heeft gebouwd. Nu ga je waarschijnlijk een platform laten bouwen, want ning of google groups lijkt wel iets te makkelijk en onprofessioneel….

In deze twee verschillende situaties lijkt het net of de keuze wordt gemaakt door de omstandigheden en ook vaak door waar mensen mee bekend zijn. Het is ook erg lastig om door de bomen het bos te zien, dus wordt vaak gekozen voor de oplossing die voor de hand lijkt te liggen, bijvoorbeeld het sharepoint platform gebruiken wat de organisatie toch al heeft. Sjef Kerkhofs breekt in zijn blogpost “niet weer een cathedraal bouwen” een lans voor het werken met social networks waar mensen al lid van zijn, zoals facebook. Overigens wordt een online platform waar je online in gesprek kunt gaan ook wel website genoemd, of kenniskring, of online community. Dit geeft wel aan dat er nogal wat verwarring is.

Maar wat zijn nu werkelijk de opties die je hebt voor online community platforms and hoe maak je hierin goede keuzes? In deel 1 van een serie van 2 of 3 blogposts wil ik de verschillende mogelijkheden eens op een rijtje zetten, met name voor de niet-ICTers in organisaties (zoals ik) die hier mee te maken krijgen. Allereerst is het goed om te weten dat veel online platforms veel dezelfde functionaliteiten bieden: een discussieforum, de mogelijkheid tot persoonlijke pagina’s, een pagina met de leden, een documenten deel functie, de mogelijkheid subgroepen te creëren en management tools voor de beheerders. In oplopende volgende van benodigde investering en presenteer ik hierbij een vijftal praktische mogelijkheden (overigens is facilitatie altijd nodig- hier zal deel 3 over gaan!). Ik heb voor dit deel ook gebruik gemaakt van het boek Digital habitats van Etienne Wenger, Nancy White en John Smith.

Mogelijkheid 1. Het openen van een groep op een bestaand social network zoals Hyves, Facebook of LinkedIn.

Wat is het? De meeste grotere social network sites zoals Hyves en LinkedIn hebben de mogelijkheid om je eigen groep te starten. Hierbij kunnen mensen uitnodigen. Vaak zijn er goede functionaliteiten, zoals het aankondigen van evenementen, houden van discussies en nieuws aankondigen.

Voordelen: Als je deelnemers allemaal gewend zijn aan dit social network (en er al vaak inloggen), hoeven ze niet aan de techniek te wennen. Omdat je voorkomt in de lijst met groepen, is het makkelijk om nieuwe leden aan te trekken, spontaan. Het is gratis. Je kunt het snel en makkelijk opzetten.

Nadelen: Je sluit deelnemers die niet op dit social network zitten uit (of ze moeten er speciaal lid van worden om mee te kunnen doen). Ook heb je niet veel mogelijkheden om de look en feel aan te passen aan je eigen organisatie. Het voelt of je in de kroeg hangt bij dit social network. Dit is natuurlijk niet erg als iedereen zich daar thuis voelt, maar het geeft minder het gevoel van een eigen huis voor de community. Ook kun je de functionaliteiten niet aanpassen en moet je het doen met de functionaliteiten die er zijn. Je informatie wordt extern bewaard.

Dus je kunt dit goed gebruiken voor een groep met een duidelijk doel waarbij bijna alle leden al op een platform zitten, en het niet belangrijk is een eigen online plek voor de groep te creëren. Basis functionaliteiten zijn voldoende voor dit doel.

Mogelijkheid 2: Een (gratis) email lijst aanmaken zoals google group, of een yahoo group

Voordelen: Dit is een manier van online communiceren die iedereen die kan emailen aankan, en is dus heel laagdrempelig. Het voordeel boven email is dat je een archief hebt, een ledenlijst en je kunt online documenten delen. Het is ook makkelijk en gratis.

Nadelen: Het is mogelijk om 1 discussie tegelijk te laten lopen, die iedereen volgt (of niet volgt), maar je kunt niet meerdere discussie parallel laten lopen. Het ziet er niet aantrekkelijk uit.

Dit is nog steeds een prima mogelijkheid voor groepen die niet gewend zijn veel online uit te wisselen en wel email kennen. Er is geen leercurve nodig (of nauwelijks) om met de tools om te leren gaan. Als je kunt mailen, kun je dit ook. Als je verschillende online communities wilt opzetten voor een organisaties en wel een groepsgevoel behouden is het geen goede oplossing.

Mogelijkheid 3: Een eigen social network platform zoals Ning, groupsite, grou.ps, Socialgo, collectivex, mindz.

Wat is het? Er zijn web2.0 services waarmee je je eigen social network voor je groep gratis aan kunt maken. Dit is wel een revolutie vergeleken met de ‘oude’ manier van het bouwen van een platform, wat grote ontwikkelkosten met zich meebracht. Het is gratis om er geld verdiend wordt met de advertenties en de betaalde services. Je kunt vaak tegen betalingen de reclame weghalen, het platform op je eigen domein hosten (doorlinken naar een ander webadres) of ondersteuning krijgen.

Voordelen: Het is een laagdrempelige manier om te kijken of deze manier van uitwisselen aanslaat. Mocht dat niet zo zijn, dan kun je het platform makkelijk weer deleten zonder dat je heel veel energie en geld hebt gestoken in het ontwikkelen van een mooi platform. Je lift mee op een succesvol social network concept wat ontworpen is vanuit het idee van een online netwerk, gericht op relatieversterking. Zo heeft iedereen automatisch een eigen pagina en is er veel aandacht voor visualiseren van de leden. Deze services zijn vaak erg goed doorontwikkeld op het sociale aspect. Het is makkelijk in gebruik, ook voor de beheerders.

Nadelen: Je kunt niet alles aanpassen aan je eigen wensen, en je zit vast aan een aantal keuzes die door de service worden gemaakt. Toch kun je wel redelijk veel keuzes maken, zoals het aantal tabbladen, of je een aantal functies wel of niet wilt gebruiken, etc.

Als je geen (of weinig) budget hebt, is dit dus meteen al een goede keuze. Ook voor professionele doeleinden kun je er wat mee. Zo gebruiken wij ning voor onze eigen workshop online faciliteren. Het is makkelijk op te zetten waardoor de training betaalbaar blijft. In vergelijking met de eerste 2 mogelijkheden kun je hierbij een duidelijker groepsgevoel creëren doordat je samen een online eigen plek hebt. Ook is het mogelijk om een grafisch ontwerper een ontwerp te laten maken en dat toe te passen zodat het de uitstraling heeft die je zelf wilt. Het is zaak om er een aantal te vergelijken als je kiest voor deze optie.

Mogelijkheid 4: Community software gebruiken wat ontworpen is voor kennisdelen en interactie. Voorbeelden zijn Winkwaves,Tomoye, icohere, etc. of open source software zoals drupal, elgg of Joomla (moodle wordt ook wel gebruikt, maar is eigenlijk geoptimaliseerd voor onderwijs)

Wat is het? Community platforms zijn software pakketten die ontworpen zijn met het gebruik door online communities voor ogen. Met andere woorden de software is speciaal ontwikkeld met als doel het stimuleren van online netwerken, uitwisselen, online gesprekken, kennis delen. Er is ook open source software die hiervoor geschikt is. Hierbij is vaak wel technische kennis nodig om de software te installeren en aan te passen aan de wensen. Wel zijn er dan standaard modules waar je gebruik van kunt maken. Vaak is er de mogelijkheid om het platform zelf te hosten op je eigen server, maar je kunt het ook extern laten hosten.

Voordelen: Het voordeel is dat de functionaliteiten al volop zijn getest en doorontwikkeld voor een optimaal online interactie in een community. Je lift als het ware mee op de ervaringen van anderen. Je kunt de software en look en feel aanpassen, modules kiezen die je wel of niet wilt, zodat het optimaal wordt voor jouw wensen.

Nadelen: Dit is wel een duurdere optie dan de vorige opties. Het vergt meer technische kennis en de nodige ondersteuning moet goed doordacht worden. Het ontwerp traject is langer.

Net als bij mogelijkheid 3 geldt hierbij dat je goed moet vergelijken voordat je de software kiest die voor jouw situatie het meest geschikt is. Je moet ook onderzoek doen naar de prijsstelling bijvoorbeeld. Bij open source software is het handig om te kijken naar ervaringen van anderen, is de software al goed doorontwikkeld? Het is goed om technici erbij te zoeken die ervaring hebben met deze software en hier al eerder mee gewerkt hebben.

Mogelijkheid 5: Je eigen platform (laten) bouwen als uitbreiding van bestaande software systemen in gebruik in de organisatie (eg. sharepoint)

Wat is het? Je kunt ook je eigen discussieplatform laten inbouwen in bestaande intranetten of andere software in gebruik in de organisatie. Je kunt het zelf laten bouwen naar je eigen wensen. Dit vergt een investering in the ontwerp proces en de ontwikkel (bouw-) kosten.

Voordeel: Het kan makkelijk zijn omdat je al contacten hebt en ervaring met de andere software. Je hoeft geen nieuwe ondersteuning te zoeken. Ook kan het voordeel zijn dat mensen als de routine hebben opgebouwd om bv. in te loggen.

Nadelen: Vaak is de bestaande software ontwikkeld voor andere doeleinden, bv. dataopslag of documenten delen. Het is dan niet optimaal voor sociale doeleinden en kennisdelen. Het vergt een goed ontwerpproces in nauwe samenwerking met een ICT-ontwikkelbedrijf.

Dit is een optie die je kunt overwegen als mensen heel enthousiast zijn over de bestaande software en daar actief gebruik van maken. Het is goed om alle technische functionaliteiten die je zou willen goed boven tafel te krijgen en door te vragen of het mogelijk is om dit voor elkaar te krijgen. Dit voorkomt latere teleurstellingen met de mogelijkheden.

Image by jasja dekker via Flickr

In de LinkedIn groep van de Social Media Professionals Association, stelde iemand de vraag of alle dagvoorzitters in de toekomst voor een congres al online discussies zullen starten en na het congres online doorgaan. Zodat dagvoorzitters vaardig moeten worden in online faciliteren.

Ik heb hier positief op geantwoord. Ik zie vanuit het oogpunt van een trainer/facilitator de meerwaarde van het uitbreiden van een face-to-face traject naar online. De meerwaarde zit hierin:

1. Het traject komt dichter bij de praktijk van de deelnemers te zitten, met als voordeel dat het just-in-time leren mogelijk maakt. Je kunt deelnemers makkelijker stimuleren om samen aan echte problemen te werken i.p.v. aan fictieve cases. Ik geloof niet zo in meerdaagse retreats omdat de omgeving te onnatuurlijk wordt.
2. Als je online en face-to-face werkvormen combineert, krijg je een andere, spannendere groepdynamiek. Er is meer ruimte online dan in een tijdsafgebakende face-to-face bijeenkomst waardoor het gevaar dat kennis van mensen niet tot uiting kan komen kleiner wordt.
3. Het online medium kan reflectie stimuleren, in plaats van direct reageren, wordt je gedwongen goed na te denken over je mening en het duidelijk op te tekenen. In mijn ervaring dringt een online discussie anders binnen dan een face-to-face discussie. (maar ik ben dan ook iemand die vaak na een bijeenkomst opeens weet wat ze had willen zeggen..:)

Vorige week was onze workshop online faciliteren, een week online en een dag face-to-face. Leuk om te zien dat mensen over een drempel heen moeten maar dan constateren dat het eigenlijk heel erg lijkt op face-to-face faciliteren. Energie en aandacht vasthouden werkt anders online, dus het komt er sterker op aan om mensen op de juiste manier aan te spreken. Je hebt ze als facilitator niet meer automatisch ‘gevangen’ in een zaal. Ik vond het grappig dat mensen die voor het eerst een teleconferentie faciliteren dit vanuit hun ‘gewone’ facilitatie ervaring eigenlijk prima doen.

Aan het einde van de training gingen we in op de dilemma’s van de online facilitator. Veel van de angsten waren terug te voeren op het feit dat (a) de techniek je in de steek laat en (b) dat mensen niet reageren. Als online facilitator moet je dus scherper zijn in het aanboren van aantrekkelijke onderwerpen en flexibel zijn in het omgaan met technische problemen. Zou dit de reden zijn waarom niet veel face-to-face facilitatoren online faciliteren omarmen?

Image by Gabriela Camerotti via Flickr

In de krant las ik over twee solisten bij het Nationale Ballet: Michele Jimenez en Casey Herd. Het verhaal is mooi, ze werden dit jaar pas ontdekt als subliem danskoppel toen ze samen dansten omdat een andere solist geblesseerd was. Het ging meteen super. Ze waren ook meteen goede vrienden toen ze elkaar ontmoetten. Ze zeggen: “in principe kunnen alle dansers met elkaar een koppel vormen. Maar pas als je die sparkle in elkaars ogen ziet weet je dat je het publiek in vervoering kunt brengen samen.”

Eigenlijk gebeurt dit ook wel met samenwerkingsverbanden. Alle theoriën van teamontwikkeling, teamfases en teamrollen even opzij gezet: het gaat ook om de klik tussen mensen in samenwerkingsverbanden, de chemie. Als je elkaar meteen aanvult scheelt het een hoop energie in het bespreekbaar maken van de verschillen.

Helaas moet je op de werkvloer natuurlijk met iedereen kunnen werken, en niet alleen met de mensen die je leuk vindt. Toch zou een organisatie hier wel aandacht aan kunnen besteden door dit soort koppels of teams de ruimte te geven. Verder is een goede chemie tussen de teamleden ook een grote plus bij het virtueel samenwerken.