7 lessen over het inzetten van sociale media rondom een evenement

Vorig jaar hebben we met Partos Plaza geëxperimenteerd met verschillende sociale media om een evenement voor ongeveer 100 deelnemers meer impact te laten hebben. Dit is niet al te moeilijk wanneer alle deelnemers sociale media gebruiken zoals op Picnic. Je kondigt een hashtag aan en iedereen gaat twitteren en live-bloggen. Echter, in dit geval was de meerderheid geen actief gebruiker van sociale media. Hoe kun je dan sociale media gebruiken zonder mensen af te schrikken?

Ons voornaamste doel van het gebruik van sociale media was versterken van de netwerkfunctie van het evenement en het streven naar echte samenwerkingsinitiatieven. We gebruikten een social network site (ning), een twitter account en social bookmarking rond de thema’s. We kwamen erachter dat samenwerking wel een hoog doel is voor een event. Mensen starten niet meteen een nieuwe project na een eerste ontmoeting, ideeën kunnen wel geboren worden maar moeten ook rijpen. Toch was er wel impact: 86% van de deelnemers zei dat ze nieuwe ideeën kregen in hun sessie die ze hadden gebruikt of van plan waren om toe te passen. We zijn erin geslaagd om mensen elkaar van te voren al te laten ontmoeten ‘virtueel’ via het social network en hebben deelnemers kunnen link naar andere online netwerken. De profielen waren één van de best bezochte pagina’s. De evaluatie was erg positief over het effect van het gebruik van sociale media. Mensen waren vooral blij van te voren zich al te kunnen verbinden met het evenement, te weten wie er gaan komen alvast discussies en literatuur te lezen voor het evenement. Het minst enthousiast waren mensen over de twitter-muur. Voor mensen die niet op twitter zitten zijn het vaak (te) korte en losse berichtjes. Ik heb dit zelf ook wel een beetje.

Dit jaar gaan we weer aan de slag. Met de ervaring van vorig jaar en uit de verschillende internetbronnen die ik verzameld heb kan ik zeven belangrijke lessen te destilleren:

1. Gebruik sociale media om bestaande (online) communities en sluit hierbij aan. Een eenmalige event is geen netwerk of community, maar kan wel ruimte bieden aan (online) netwerken en communities om input te geven, een workshop aan te bieden. Gebruik tools zoals socialmention.com of LinkedIn groepen of zoek ouderwets via via naar relevante groepen en netwerken op de thema’s van het evenement.


2.
Gebruik social media voor co-creatie van het programma. Vaak is er een kleine groep mensen / vrijwilligers die het programma van het evenement bepalen en beslissingen nemen over het programma, thema’s en sprekers. Sociale media maken co-creatie veel makkelijker.  Je kunt deelnemers oproepen om met ideeën te komen via een social network of twitter of gebruik speciale hulpmiddelen als UserVoice of crowdcampaign. Zie bijvoorbeeld hoe KM2010 crowdcampaign inzet om voorstellen te vragen van potentiële sprekers en het publiek laat stemmen op de meest interessante onderwerpen. Vorig jaar waren onze deelnemers vrij passief en kregen we maar enkele (maar goede!) suggesties. Ik denk dat mensen nog gewend waren om een evenement te consumeren. Dit brengt mij tot de volgende les: het langzaam opbouwen van nieuwe gewoonten van co-creatie.


3.
Ontwikkel stap voor stap nieuwe gewoontes in het gebruik van sociale media. Het loont om te investeren in het gebruik van sociale media en elk jaar een stapje te nemen. Vorig jaar hebben we geëxperimenteerd met een Ning-platform, een Twitter-account en een paar video’s. Er waren 90 mensen op het evenement, maar het Ning netwerk heeft momenteel 117 leden, de Twitter-account 91 volgelingen en de video’s zijn bekeken door 200 tot 300 mensen. Dit jaar kunnen we beginnen met een 117 geïnteresseerden die al zijn samengebracht in een social network. Het zal nu veel makkelijker zijn dan vorig jaar toen we vanaf 0 begonnen. De eerste tweet te vragen om input is al verzonden.


4.
Stimuleer netwerken tussen de deelnemers en de kwaliteit van netwerkacties. Het lezen van de profielen van de leden was een van de meest benutte functies van het online sociale netwerk. Het aanbieden van een ruimte waar mensen profielen en vragen van andere deelnemers kunnen bekijken voor het evenement kan netwerken ondersteunen. Persoonlijk heb ik dit ervaren door een verbinding met twee leden die werken aan interculturele communicatie. Aangezien ik online hun interesses had gelezen, wilde ik hen in ieder geval ontmoeten. Er zijn veel verschillende creatieve andere manieren waarop je het netwerken ook kunt stimuleren. In ning, is er een nieuwe applicatie die is genoemd ‘member-mix’. Hiermee kun je vooraf al buddy’s vormen. Een andere mogelijkheid is om LinkedIn Live hoekjes te maken waar mensen kunnen verbinden op LinkedIn. En zorg ervoor dat er genoeg tijd is om te netwerken tijdens de live-evenement.


5.
Gebruik peilingen (polls). Maurice de Hond weet het al: polls zijn zeer krachtige (en populaire) middel. Het is een methode om de meningen van mensen boven tafel te krijgen. Het kan een goede laagdrempelige stap zijn richting interactie, als je gaat praten over de uitslag van een peiling. Polls kunnen op veel verschillende manieren gedaan worden, variërend van de menselijke lijn (altijd leuk) tot twitterpolls. Twitterpolls zijn populair, maar de keerzijde kan zijn dat je de mensen die niet op twitter te sluiten. Een web-based enquête kan dan beter zijn. Dat brengt mij bij het volgende punt:


6.
Zorg ervoor dat je geen mensen buitenspel zet door de keuze van sociale media. Een twitterwall is leuk en ziet er mooi uit, maar heeft misschien geen toegevoegde waarde als maar 10% van het publiek meedoet.


7. Maak informatie van sessies beschikbaar in op een aantrekkelijke toegankelijke manier zoals bijvoorbeeld video. Er zijn mensen die  geïnteresseerd zijn, maar niet kunnen, of mensen die moeten kiezen tussen twee interessante parallel sessie. We hebben vorig jaar geprobeerd om sessie-organisatoren te laten rapporteren en deze informatie op het platform te zetten. Dit was nogal trekken en is niet altijd gelukt. De video’s zijn wel vaak bekeken. Korte video’s die inzicht geven in de kern van een sessie en presentaties op slideshare beschikbaar maken is makkelijker en aantrekkelijker. Stimuleren van live blogging en live tweeting kan dan een aanvulling zijn.

This entry was posted in Sociale technologie and tagged . Bookmark the permalink.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*