Ik heb al wat langer een evaluatierapport liggen van een organisatie die ervaring heeft met het introduceren van sociale media zoals wikis in de organisatie sinds 2009. Het rapport is erg interessant maar laat vooral zien hoe lastig het is! In deze blogpost wil ik graag het verhaal delen.
De opzet van het traject
Het initiatief voor het traject (wat project werd genoemd) kwam vanuit de afdeling Research en Development. Het doel van het traject was dat de sociale media de organisatie zouden ondersteunen bij de ontwikkeling naar een wereldwijde netwerkorganisatie: informatie op een centrale plek beschikbaar maken en transparanter werken. De tools passen in de bredere strategie om een lerende organisatie te worden, mensen uit hokjes te krijgen. Het topmanagement staat achter deze visie en heeft het mogelijk gemaakt dat er tijd en geld in wordt gestoken. Er is iemand fulltime bezig met dit project en krijgt daarbij ondersteuning van een extern bureau. De organisatie heeft gekozen voor een toolset waarbij thematische wiki’s als basis dienen, aangevuld met tools als social bookmarking, weblogs en een discussieforum. Er is gekozen voor het gebruik van bestaande social media services in plaats van het inkopen van een bedrijfspakket om binnen de organisatie te draaien, omdat dit flexibiliteit geeft. Je wordt niet afhankelijk van een bedrijf en kunt meeprofiteren van het doorontwikkelen van de services.
De start
Er is begonnen met het op vrijwillige basis trainen van groepen. Steeds meer groepen en teams kwamen zich inschrijven voor de training. Het werken met hele teams werkt goed omdat je eigenaarschap creëert en aan kunt sluiten bij teamvragen. Een voorbeeld van een teamtoepassing is het ontwikkelen van een nieuw programma met behulp van een wiki, de wiki is dan de plek voor het uitwisselen van alle documenten, presentaties en foto’s. Een ander voorbeeld is een wiki over het werk in een bepaald land, dat heeft geholpen om overzicht te krijgen over alle activiteiten in dit land.
Nieuwe manieren van werken
Het traject is meteen ingezet als nieuwe manier van werken ipv het aanleren van nieuwe tools. Echter de nieuwe manier van werken is not steeds niet heel duidelijk voor een grote groep in de organisatie. Het heeft zelfs geleid tot onproductieve polariteiten in de organisaties: de fans versus de vijanden van de nieuwe manier van werken. Uiteindelijk is na 2 jaar nog geen kritische massa van werknemers gevormd die er enthousiast voor zijn en de nieuwe manier hebben omarmd. Wat hiervoor waarschijnlijk miste is een duidelijk argument: een beredenering van waarom dit een betere manier van werken is. Omdat het een project werd genoemd is het teveel los komen te staan van algemene belangrijke ontwikkelingen in de organisatie, en te geïsoleerd geraakt, ondanks het management support. Er waren ook te weinig uitwisselingen en gesprekken gevoerd over het waarom van deze manier van werken. Hierdoor is het niet ingeburgerd geraakt.
Wiki als kerntool
Hoewel het project een bredere toolset heeft geïntroduceerd werd de wiki gezien als de centrale kerntool. Het is moeilijk gebleken om iedereen ‘aan de wiki’ te krijgen omdat het een tool is die voor sommigen heerlijk werkt maar voor anderen niet. Een wiki leent zich ook voor informatie opslag maar negeert uitwisseling en interpretatie en betekenisgevingsprocessen. Hierdoor werd het uiteindelijk ook onvoldoende duidelijk dat het om een manier van werken gaat en niet om de tool(s).
Kampioenen ontslagen
Het project heeft ook pech gehad met de ontwikkelingen in de organisatie. Er vielen ontslagen waardoor een aantal ‘kampioenen’ van de nieuwe manier van werken uit beeld verdwenen. Dit had wellicht wel een tipping point kunnen zijn.
Lessen
Belangrijke lessen zijn er wel te trekken uit dit project (let op: dit zijn gedeeltelijk mijn lessen op basis van mijn observaties en het evaluatierapport)
- Een nieuwe manier van werken introduceren is een veranderingstraject, geen ICT traject. Dit vraagt dus om voldoende bagage in het team over het begeleiden van veranderingsprocessen in organisaties. In dit geval betekent de veranderingsbril dat je meer aandacht besteed aan ‘sense-making’ en begrip van de nieuwe manier van werken.
- Zorg dat de visie, het doel van de nieuwe manier van werken voldoende duidelijk is/wordt en neem mensen mee in het bedenken van de beste manieren van werken. Zorg voor een duidelijk focus, anders wordt het snel vaag.
- Wees flexibel in de keuze van tools. Als er te vroeg voor een uniforme toolset wordt gekozen is er de kans dat je ‘voor en tegenstanders’ tegen elkaar opzet en schiet je het doel van een nieuwe manier van werken, delen van informatie en leren in communities voorbij.
