Nieuw leren over het Nieuwe Afrika

Een interactief online leertraject bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken

Een blogpost geschreven door Charlotte Staats, Sibrenne Wagenaar, Robert Dijksterhuis en Joitske Hulsebosch

het nieuwe AfrikaDenk jij bij Afrika ook aan leeuwen, honger, armoede en oorlog? Afrika is één van de armste regio’s in de wereld en tegelijkertijd is Afrika het continent met 6 landen in de top 10 van de snelst groeiende economieën. Binnen het Ministerie van Buitenlandse Zaken is het belangrijk dat ambtenaren die met Afrika te maken hebben beschikken over actuele kennis van dit continent dat zich snel ontwikkelt. Een trainingsdag is hiertoe vlot in het leven geroepen maar de potentiele deelnemers voor juist dit onderwerp werken op ambassades verspreid over de hele wereld…

Hoe ondersteun je dit leren dan? Gelukkig maakt de moderne techniek het inmiddels mogelijk om op afstand met elkaar te communiceren. De afdeling Leren en Ontwikkelen van het Ministerie van Buitenlandse Zaken was er deze keer van overtuigd dat het leren online zou moeten plaatsvinden. E-learning dan? Een individuele leerbenadering viel af: om actuele ontwikkelingen en beleidsaspecten goed in de vingers te krijgen en ook de toepasbaarheid in de praktijk te zien, is onderlinge discussie en het uitwisselen van beelden van groot belang. Een traditionele e-learning benadering heeft daarnaast ook iets ‘vaststaands’ in zich: aangeboden inhoud opgenomen in video’s, beschrijvingen en opdrachten. In het geval van ‘Het Nieuwe Afrika’ was het echter van groot belang de inhoud gemakkelijk aan te kunnen passen gezien de actualiteit en snelle ontwikkelingen binnen de thematiek.

Online, interactief en up-to-date

In 2011 heeft het ministerie een dag georganiseerd over ‘Het Nieuwe Afrika’: 1 trainer, 20 deelnemers, een fysieke ruimte en een duidelijk programma met presentaties, opdrachten, dialoog en twee ‘case-inbrengers. De dag werd goed gewaardeerd. Maar kijkende naar de potentiele doelgroep leek het echt waardevol om deze training veel breder en online aan te bieden. Daartoe heeft het ministerie in 2012 een vierweekse online training georganiseerd. Belangrijke principes:

– Overal ter wereld eenvoudig toegankelijk;

– Deelnemers werken op hun eigen moment aan de training, binnen bepaalde tijdspanne;

– Groepsopdrachten om het groepsgevoel te bevorderen;

– 1x per week tegelijkertijd online;

– Inhoud eenvoudig aan te passen, ook afhankelijk van leerwensen van de groep;

– Leerdoelen te bereiken door discussie en interactie;

– Didactiek toegesneden op online leren: visueel en interactief;

– Ook toegankelijk voor lokale medewerkers op de ambassades: daarom in het Engels.

Ontwerp van de online training

moodleAls platform hebben we Moodle gebruikt, het e-learning platform dat al binnen het Ministerie aanwezig is. Een belangrijk voordeel van Moodle als tool is dat je de online leeromgeving redelijk makkelijk zelf kunt inrichten; je hebt geen specifieke IT expertise nodig. Het team bestond uit: een inhoudelijk expert, de strategische beleidsadviseur Afrika, een adviseur Leren en Ontwikkelen vanuit het Ministerie en twee externe online facilitatoren die ervaring hebben met online leren.

We vonden het belangrijk om een duidelijke structuur te bieden: wat is het thema, wat vragen we van je, waarom, waar kun je werken, hoe delen we kennis met elkaar, wanneer is er wat en hoe vinden we elkaar online. Deelnemers waren niet gewend aan online en zelfsturend leren (waar we met deze online training een behoorlijk beroep op zouden doen).

Het ontwerp bestond uiteindelijk uit 4 weken, met elke week een specifiek thema. Per week werd een vaste opzet aangehouden: start op maandag met een 10 minuten durende uitleg per video om in het onderwerp te komen. Deelnemers konden vervolgens met elkaar uitwisselen op het forum. Op de tweede dag werd er een luchtige oefening aangeboden, zoals bijvoorbeeld een quiz waarbij de deelnemers moesten raden waar een bepaalde grafiek over zou gaan. De derde dag was gereserveerd voor een webinar op een vast tijdstip. In dit webinar werd een gastspreker uit de praktijk uitgenodigd. De webinars werden opgenomen zodat deelnemers die er niet bij konden zijn ook achteraf de webinar zouden kunnen bekijken. Naast de thema’s per week werkten de deelnemers ook in groepjes aan een specifieke opdracht, met in het laatste webinar ruimte voor elk groepje om de opbrengst te presenteren.

Hoe heeft het gewerkt?

Een ontwerp is natuurlijk mooi, maar hoe werkte het in de praktijk? Een oproep op het berichtenverkeer van het ministerie leverde in twee dagen een deelnemersaantal van 45 op. Een uitstekende start dus als het om belangstelling gaat! Vergelijk dit maar eens met 10 tot 15 deelnemers die naar een fysieke trainingsdag komen. Uiteindelijk is het 30 van de 45 deelnemers (1/3 ambassade, 1/3 Ministerie in Den Haag en 1/3 AgentschapNL) gelukt om gedurende de vier weken online heel actief te participeren.

Het organiseren van de webinars vergde nogal wat kunst en vliegwerk – vanwege de firewall van het ministerie en verschillen in tijdszones waarin deelnemers zich bevonden. Als oplossing namen we alle webinars op, welke inderdaad veel teruggekeken zijn. Zo is het eerste webinar 31 keer bekeken en de eerste video 78 keer.

Online leren doet een groot beroep op zelfsturend en zelf organiserend vermogen. De webinars zijn nog te plannen, maar de andere leeractiviteiten die onderdeel zijn van de training dien je als deelnemer voor jezelf te organiseren. En ga maar na hoe lastig zoiets is in de drukte van alledag. Velen van ons laten tijd die voor een training is gepland als eerste los als er iets dringends en onvoorziens tussendoor komt. Dit maakt dat we in het ontwerp bewust hebben gekozen voor het werken aan een opdracht met een aantal mededeelnemers. Zo’n groepsopdracht doet een beroep op wederzijdse verantwoordelijkheid en het gevoel dat je allemaal nodig bent om de opdracht tot een goed einde te brengen. Deze opdracht heeft in de praktijk deels goed uitgepakt. Voor sommigen was het een goede stok achter de deur. Anderen is het helaas toch niet gelukt om voldoende tijd vrij te maken. In de opzet en begeleiding van dit type groepsopdrachten zouden we een volgende keer een verbeterslag kunnen maken.

Uit de evaluatie kwam een gemiddelde cijfer voor het online traject van een 8: “Actually as it was the first time I had such a course, I would say that it was more than I expected. It was interesting, interactive and very informative. I liked it.” “A very stimulating way of taking time to look into developments in the most fascinating continent in the world and realizing that you more often should take that kind of time. New developments put in perspective, that invites to further reading”. De opzet werd erg gewaardeerd evenals de deskundigheid van de expert en de facilitatoren. Aan de andere kan was er ook iemand die een 6,5 gaf voor het traject. ‘technology takes too much time’ en ‘for me it was unfortunately very hard to combine with my other work’. Het blijft een uitdaging om online te leren en te werken.

Succesfactoren

Wat heeft gemaakt dat dit online leertraject zo goed is gegaan?

  • Samenwerking tussen een inhoudelijk expert vanuit het ministerie met ervaren online facilitatoren. Waarbij de expert interesse had in online werken, het leuk vond om filmpjes te maken en betrokken was bij de online discussies. De facilitatoren hadden affiniteit met het onderwerp en konden zo makkelijk meedenken met de inhoudelijke lijn.

Charlotte Staats, senior adviseur Leren en Ontwikkelen: “In mijn takenpakket als adviseur Leren en Ontwikkelen hoort ook het ontwerpen van e-learning. Als potentiele deelnemers weinig ervaring hebben met e-learning is het lastig te bepalen hoe en waar je moet beginnen. Wat voor mij een doorbraak was, was het inzicht dat je soms niet bij de inhoud van de klus (“ontwikkel e-learning”) moet beginnen, maar bij de samenwerking. Ik wist dat Robert Dijksterhuis positief stond tegenover leren met social media en dat hij enthousiast was om eens iets nieuws te proberen. Ook wist ik dat de twee externe facilitatoren een achtergrond op het gebied van Ontwikkelingssamenwerking hadden. En mijn verwachting kwam uit: uit de samenwerking ontstond een mooie synergie, die weer een prachtige pilot opleverde.”

  • We hebben met een behoorlijk grote groep deelnemers gewerkt, waardoor er in de online discussies voldoende ‘massa’ was om daar echt iets te laten gebeuren. Een groot deel van de deelnemers was werkzaam op een ambassade en juist deze groep, wellicht omdat ze wel wat gewend zijn, had een hoog tolerantieniveau voor technische problemen.

Robert Dijksterhuis, inhoudelijk expert: “Ik vond het een grote uitdaging om te beginnen aan deze online training. Wanneer je voor een groep staat zie je je publiek en kan je je presentatie meteen aanpassen aan de reacties van de deelnemers. Nu kon dat niet. Dit betekende dat we vooraf langer moesten nadenken over de presentaties, de precieze content en de mogelijke vragen die dit kon oproepen. Eenmaal gestart was het erg interessant om de discussies van de deelnemers op de online omgeving te volgen. Mooi om te zien dat er echt sprake was van uitgebreide interactie, waarbij ook ruimte was voor kritische reflecties en diepergaande discussies. Een voordeel van online was dat meer mensen op de posten konden deelnemen, inclusief lokale medewerkers die zelden tot nooit in Nederland komen voor een training. Door hun terugkoppeling uit de dagelijkse praktijk kreeg het traject meer diepgang. Het zou me niet verbazen wanneer mensen zich de inhoud van deze cursus langer kunnen herinneren dan van een eendaagse trainingsdag, onder meer omdat het nu meer gedoseerd is aangeboden.

Charlotte Staats: “Belangrijkste was natuurlijk hoe de deelnemers het eindresultaat hebben ervaren. Ik kreeg veel enthousiaste reacties, variërend van ‘Eindelijk eens een cursus op maat die je op de ambassade kan doen!’ tot ‘Meer online geleerd dan ik gedacht had’. Volgens mij droegen vooral de laagdrempeligheid van de leeromgeving en de beschikbaarheid van de docent en facilitatoren bij aan het succes van deze pilot.

Tips voor je eigen ontwerp

Als we deze online training opnieuw zouden doen, zouden we veel elementen hetzelfde laten: duidelijk ritme, online discussie, inhoudelijke opstart, gezamenlijk faciliteren, werken in groepen. Terugkijkend zijn er natuurlijk ook verbeterpunten te benoemen. We nemen ze mee in de tips hieronder.

  • Expliciet maken dat er verschillende manieren zijn om online deel te nemen. Van heel intensief tot meelezend en eruit halend wat je kunt gebruiken voor je praktijk. Deelnemers voelden zich nu regelmatig schuldig als ze niet online mee konden doen als ze hadden gewild: “Sorry voor de radiostilte maar ik was in NL en nog steeds geen blackberry/toegang to email.” “Helaas kwam ik gisteren pas om 1 uur thuis van het vliegveld.” En “Ik redde het vanwege andere verplichtingen niet meer om deel te nemen aan het webinar.” Online leren werkt anders en maakt het daarmee mogelijk om ook minder intensief mee te doen. Waarbij we wel uitgaan van een grote groep deelnemers (30+) zodat er voldoende activiteit over blijft.
  • Voor mensen die deelname aan een webinar niet gewend zijn gebeurt er veel tegelijk: er is een teleconferentie, een presentatie en een chatbox om op te letten, waarbij ook de techniek het af en toe af laat weten. Aandacht voor dit aspect blijft belangrijk: elke keer dezelfde tool gebruiken, waarderen dat het iedereen lukt mee te doen, het interactieve proces heel duidelijk faciliteren, tijdens het webinar onderscheid maken tussen inhoud en techniek.
  • Het werken in groepen verdient extra aandacht. Het maakt dat deelnemers elkaar wat beter leren kennen, en dat er ook enige verantwoordelijkheid voor ‘het klaren van een klus’ bij de deelnemers ligt. Ook blijf je als deelnemers beter betrokken bij een langer lopend online leertraject omdat je je aan enkele andere deelnemers hebt gecommitteerd. Wel is het belangrijk goed na te denken over de begeleiding van dit groepswerk: zorgen dat groepsleden snel van start kunnen, online besluitvormingsprocessen zoveel mogelijk vermijden, synchrone ontmoetingsmomenten plannen in de tijd.

Leuke anekdote van een deelnemer: “Ik ga de wekelijkse videoclip op maandag echt missen! Daar keek ik echt naar uit… onder het genot van een kopje koffie! Prima start van de week was dat!

This entry was posted in faciliteren met sociale media, online faciliteren, online interactie and tagged . Bookmark the permalink.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>