Faciliteren van overgangen van face-to-face naar online en vice versa

Transition secretPhoto by sparkzy

In 2005 deed ik mee in de online facilitatie cursus van Nancy White.  We oefenden met een text chat met de hele groep. Het was vrijdagmiddag en we werden steeds meliger met de grapjes en er was een snelle stroom van berichtjes. Nancy stelde opeens voor om over te gaan naar een audio conferentie om het verschil te merken. We belden allemaal in en dat werkte heel ontnuchterend, we moesten bijna helemaal opnieuw beginnen om het gesprek op gang te krijgen.  Ik leerde er meteen van dat media echt hun eigen dynamiek hebben en dat het een overgang is als je overgaat naar een ander medium met een groepsgesprek.

Blended trajecten – online en face-to-face verweven

Als je een blended traject faciliteert, dit kan een leertraject zijn maar ook een verandertraject of een samenwerkingsproject, moet je deze overgangen van face-to-face naar online of andersom goed faciliteren. In onze leergang leren en veranderen met sociale media beginnen we online (2 weken lang) en daarna ontmoeten we elkaar in Utrecht. Deze overgang is erg makkelijk – mensen zijn er geïnteresseerd om na 2 weken samenwerken en online uitwisselen elkaar eindelijk te ontmoeten.  Maar het is niet altijd zo makkelijk. Vaak roept er wel iemand dat de groep online door kan gaan in bv. een LinkedIn groep maar dan gebeurt er in de praktijk toch niet zo veel. Ik heb de vraag over overgangen op Twitter gesteld  (dank aan Anjet van Lingen en Ben Ziegler voor reacties), en ook in de Linkedin groep van de LOSmakers en de Virtual Facilitation groep. Al deze input heb ik meegenomen in deze blogpost. Het gekke is dat ik nog niet echt veel over dit onderwerp heb gevonden. Ben Ziegler heeft nog een leuke blogpost hierna geschreven met de invalshoek van ‘choreographing conversations’ en vloeiend zijn in de verschillende media. De moeite van het lezen waard!

Twee voorbeelden van een blended ontwerp

Nancy Settle-Murphy deelt een mooi voorbeeld van het ontwikkelen van een nieuw strategisch plan met een 70 – persoon afdeling van een organisatie. Ze begon online in een virtuele conferentieruimte waar alle medewerkers waren uitgenodigd om een ​​paar open vragen met betrekking tot de strategische kansen, bedreigingen te beantwoorden. Vervolgens werd deze samenvatting gebruikt als input voor een 1-daagse face-to-face werksessie het managementteam om te komen tot 7-9 strategische aandachtsgebieden. Ze wilde graag dat alle leden van de afdeling ideeën konden voorstellen, daarom werden vrijwilligers gevraagd om in kleinere subteams te brainstormen over ideeën en voorstellen actieplannen voor elk initiatief, dit werd ook face-to-face gedaan. Hierbij had elke sessie van 7-9 mensen een schrijver, die de ideeën in de virtuele conferentieruimte inbracht. Iedereen werd vervolgens uitgenodigd om online deze ideeën te bekijken, en hier op voort te bouwen.

Vera Hendriks van Agri-ProFocus vertelt hoe ze online voorbereiding gebruikt voor een evenement om samen de agenda op te stellen. Tijdens het evenement worden flyers verspreid met het webadres. Na de vergadering komen er verslagen en foto’s online, evenals de mogelijkheid om gesprekken online voort te zetten. Mensen zijn nieuwsgierig naar de foto’s, dat is een belangrijke reden om in te loggen en worden dan hopelijk ook verleid om bij te dragen aan discussies.

Mooie voorbeelden van hoe je online en face-to-face-elementen kunt mengen … en gebruik maken van de voordelen van beide modaliteiten. Wat ik leuk vind aan de twee voorbeelden is dat de stappen allemaal zijn gericht op een optimaal gebruik van de tijd en de kennis van de deelnemers. Met andere woorden – ze denken in het ontwerp na hoe je strategisch online en face-to-face activiteiten kunt verweven voor het beste gebruik van kennis en tijd.

De basis: betrokkenheid en urgentie

Het moeilijkste deel van een blended proces is te zorgen voor online participatie. De sleutel tot een succesvolle overgang naar online is dat mensen zich inzetten voor het hele proces de urgentie zien en voelen om online te gaan. Het is nog steeds dwingender om naar een vergadering te gaan, maar een online uitnodiging is makkelijker te negeren. Daarom is het heel belangrijk dat er een duidelijk gevoel van urgentie is voor het onderwerp. Bespreek of maak duidelijk waarom de groep online gaat uitwisselen na een bijeenkomst of waarom online beginnen? Zonder enige urgentie is het misschien beter niet online te gaan om teleurstelling te voorkomen en te zorgen dat je niet aan een dood paard loopt te trekken.

Maar ook: verleiden…

Evengoed zijn er manieren om mensen te verleiden tot online deelname. Een praktisch voorbeeld is om iets van belang te plaatsen, zoals foto’s of antwoord op een prangende vraag. Je kunt ook denken aan een prijs voor de beste bijdragen. En verleiden door eigen enthousiasme in de strijd te gooien. Een hele enthousiaste uitnodigingsmail werkt bij mijzelf altijd wel aanstekelijk.

Brei er een eind aan

Wat ook belangrijk is, is dat er duidelijkheid is over het online proces is en dat het niet een al te open einde kent; alhoewel het in online communities natuurlijk wel meer open en spontane processen zijn. Zo kun je bv. duidelijk maken dat je gedurende 2 weken argumenten of voorbeelden verzamelt, hierna de argumenten analyseert eindigt met een poll om te stemmen voor de beste argumenten. Maak ook duidelijk wanneer de discussie zal sluiten en / of de online ruimte zal worden gesloten.

Tot slot een aantal praktische tips om overgangen te faciliteren

  • Denk vanuit het gehele proces and hoe de online en face-to-face activiteiten gelinkt zijn. Maak duidelijk hoe dit proces eruit ziet. Dit helpt deelnemers om de logica en het belang van de verschillende stappen te zien.
  • Als je van face-to-face naar online overstapt, maak het dan aantrekkelijk en gemakkelijk voor deelnemers. In het Engels noemde iemand dit een ‘warm embrace’. Maak de online omgeving aantrekkelijk, stuur enthousiaste uitnodigingen en zorg dat je zelf ook duidelijk online aanwezig bent.
  • Ontwikkel een goed gevoel voor de onderwerpen en hot topics die zich lenen voor online uitdieping. Probeer een aantal mensen te identificeren die leiders kunnen zijn voor deze onderwerpen. .
  • Andersom, als je van online naar face-to-face overstapt- zorg ervoor dat je producten (foto’s, samenvattingen) gebruikt om in de face-to-face op voort te bouwen. Hiermee laat je zien dat het een cruciaal onderdeel is van het proces.
This entry was posted in Nieuwe leerinterventies, Online faciliteren. Bookmark the permalink.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*