Situatie 1: Je bent op zoek naar een online platform voor je zeilvereniging of voor je familie ter voorbereiding op die familiereünie. Je maakt het jezelf makkelijk en kiest bijvoorbeeld Ning of Mindz. Het is gratis (met advertenties), je hoeft niets installeren, het is makkelijk in beheer, je bent zo klaar. Situatie 2: Nu op het werk. Je werkt voor een bedrijf en wordt wellicht gevraagd om het proces te begeleiden om een platform te ontwikkelen. Er is al een intranet en een bureau wat het intranet heeft gebouwd. Nu ga je waarschijnlijk een platform laten bouwen, want ning of google groups lijkt wel iets te makkelijk en onprofessioneel….
In deze twee verschillende situaties lijkt het net of de keuze wordt gemaakt door de omstandigheden en ook vaak door waar mensen mee bekend zijn. Het is ook erg lastig om door de bomen het bos te zien, dus wordt vaak gekozen voor de oplossing die voor de hand lijkt te liggen, bijvoorbeeld het sharepoint platform gebruiken wat de organisatie toch al heeft. Sjef Kerkhofs breekt in zijn blogpost “niet weer een cathedraal bouwen” een lans voor het werken met social networks waar mensen al lid van zijn, zoals facebook. Overigens wordt een online platform waar je online in gesprek kunt gaan ook wel website genoemd, of kenniskring, of online community. Dit geeft wel aan dat er nogal wat verwarring is.
Maar wat zijn nu werkelijk de opties die je hebt voor online community platforms and hoe maak je hierin goede keuzes? In deel 1 van een serie van 2 of 3 blogposts wil ik de verschillende mogelijkheden eens op een rijtje zetten, met name voor de niet-ICTers in organisaties (zoals ik) die hier mee te maken krijgen. Allereerst is het goed om te weten dat veel online platforms veel dezelfde functionaliteiten bieden: een discussieforum, de mogelijkheid tot persoonlijke pagina’s, een pagina met de leden, een documenten deel functie, de mogelijkheid subgroepen te creëren en management tools voor de beheerders. In oplopende volgende van benodigde investering en presenteer ik hierbij een vijftal praktische mogelijkheden (overigens is facilitatie altijd nodig- hier zal deel 3 over gaan!). Ik heb voor dit deel ook gebruik gemaakt van het boek Digital habitats van Etienne Wenger, Nancy White en John Smith.
Mogelijkheid 1. Het openen van een groep op een bestaand social network zoals Hyves, Facebook of LinkedIn.
Wat is het? De meeste grotere social network sites zoals Hyves en LinkedIn hebben de mogelijkheid om je eigen groep te starten. Hierbij kunnen mensen uitnodigen. Vaak zijn er goede functionaliteiten, zoals het aankondigen van evenementen, houden van discussies en nieuws aankondigen.
Voordelen: Als je deelnemers allemaal gewend zijn aan dit social network (en er al vaak inloggen), hoeven ze niet aan de techniek te wennen. Omdat je voorkomt in de lijst met groepen, is het makkelijk om nieuwe leden aan te trekken, spontaan. Het is gratis. Je kunt het snel en makkelijk opzetten.
Nadelen: Je sluit deelnemers die niet op dit social network zitten uit (of ze moeten er speciaal lid van worden om mee te kunnen doen). Ook heb je niet veel mogelijkheden om de look en feel aan te passen aan je eigen organisatie. Het voelt of je in de kroeg hangt bij dit social network. Dit is natuurlijk niet erg als iedereen zich daar thuis voelt, maar het geeft minder het gevoel van een eigen huis voor de community. Ook kun je de functionaliteiten niet aanpassen en moet je het doen met de functionaliteiten die er zijn. Je informatie wordt extern bewaard.
Dus je kunt dit goed gebruiken voor een groep met een duidelijk doel waarbij bijna alle leden al op een platform zitten, en het niet belangrijk is een eigen online plek voor de groep te creëren. Basis functionaliteiten zijn voldoende voor dit doel.
Mogelijkheid 2: Een (gratis) email lijst aanmaken zoals google group, of een yahoo group
Voordelen: Dit is een manier van online communiceren die iedereen die kan emailen aankan, en is dus heel laagdrempelig. Het voordeel boven email is dat je een archief hebt, een ledenlijst en je kunt online documenten delen. Het is ook makkelijk en gratis.
Nadelen: Het is mogelijk om 1 discussie tegelijk te laten lopen, die iedereen volgt (of niet volgt), maar je kunt niet meerdere discussie parallel laten lopen. Het ziet er niet aantrekkelijk uit.
Dit is nog steeds een prima mogelijkheid voor groepen die niet gewend zijn veel online uit te wisselen en wel email kennen. Er is geen leercurve nodig (of nauwelijks) om met de tools om te leren gaan. Als je kunt mailen, kun je dit ook. Als je verschillende online communities wilt opzetten voor een organisaties en wel een groepsgevoel behouden is het geen goede oplossing.
Mogelijkheid 3: Een eigen social network platform zoals Ning, groupsite, grou.ps, Socialgo, collectivex, mindz.
Wat is het? Er zijn web2.0 services waarmee je je eigen social network voor je groep gratis aan kunt maken. Dit is wel een revolutie vergeleken met de ‘oude’ manier van het bouwen van een platform, wat grote ontwikkelkosten met zich meebracht. Het is gratis om er geld verdiend wordt met de advertenties en de betaalde services. Je kunt vaak tegen betalingen de reclame weghalen, het platform op je eigen domein hosten (doorlinken naar een ander webadres) of ondersteuning krijgen.
Voordelen: Het is een laagdrempelige manier om te kijken of deze manier van uitwisselen aanslaat. Mocht dat niet zo zijn, dan kun je het platform makkelijk weer deleten zonder dat je heel veel energie en geld hebt gestoken in het ontwikkelen van een mooi platform. Je lift mee op een succesvol social network concept wat ontworpen is vanuit het idee van een online netwerk, gericht op relatieversterking. Zo heeft iedereen automatisch een eigen pagina en is er veel aandacht voor visualiseren van de leden. Deze services zijn vaak erg goed doorontwikkeld op het sociale aspect. Het is makkelijk in gebruik, ook voor de beheerders.
Nadelen: Je kunt niet alles aanpassen aan je eigen wensen, en je zit vast aan een aantal keuzes die door de service worden gemaakt. Toch kun je wel redelijk veel keuzes maken, zoals het aantal tabbladen, of je een aantal functies wel of niet wilt gebruiken, etc.
Als je geen (of weinig) budget hebt, is dit dus meteen al een goede keuze. Ook voor professionele doeleinden kun je er wat mee. Zo gebruiken wij ning voor onze eigen workshop online faciliteren. Het is makkelijk op te zetten waardoor de training betaalbaar blijft. In vergelijking met de eerste 2 mogelijkheden kun je hierbij een duidelijker groepsgevoel creëren doordat je samen een online eigen plek hebt. Ook is het mogelijk om een grafisch ontwerper een ontwerp te laten maken en dat toe te passen zodat het de uitstraling heeft die je zelf wilt. Het is zaak om er een aantal te vergelijken als je kiest voor deze optie.
Mogelijkheid 4: Community software gebruiken wat ontworpen is voor kennisdelen en interactie. Voorbeelden zijn Winkwaves,Tomoye, icohere, etc. of open source software zoals drupal, elgg of Joomla (moodle wordt ook wel gebruikt, maar is eigenlijk geoptimaliseerd voor onderwijs)
Wat is het? Community platforms zijn software pakketten die ontworpen zijn met het gebruik door online communities voor ogen. Met andere woorden de software is speciaal ontwikkeld met als doel het stimuleren van online netwerken, uitwisselen, online gesprekken, kennis delen. Er is ook open source software die hiervoor geschikt is. Hierbij is vaak wel technische kennis nodig om de software te installeren en aan te passen aan de wensen. Wel zijn er dan standaard modules waar je gebruik van kunt maken. Vaak is er de mogelijkheid om het platform zelf te hosten op je eigen server, maar je kunt het ook extern laten hosten.
Voordelen: Het voordeel is dat de functionaliteiten al volop zijn getest en doorontwikkeld voor een optimaal online interactie in een community. Je lift als het ware mee op de ervaringen van anderen. Je kunt de software en look en feel aanpassen, modules kiezen die je wel of niet wilt, zodat het optimaal wordt voor jouw wensen.
Nadelen: Dit is wel een duurdere optie dan de vorige opties. Het vergt meer technische kennis en de nodige ondersteuning moet goed doordacht worden. Het ontwerp traject is langer.
Net als bij mogelijkheid 3 geldt hierbij dat je goed moet vergelijken voordat je de software kiest die voor jouw situatie het meest geschikt is. Je moet ook onderzoek doen naar de prijsstelling bijvoorbeeld. Bij open source software is het handig om te kijken naar ervaringen van anderen, is de software al goed doorontwikkeld? Het is goed om technici erbij te zoeken die ervaring hebben met deze software en hier al eerder mee gewerkt hebben.
Mogelijkheid 5: Je eigen platform (laten) bouwen als uitbreiding van bestaande software systemen in gebruik in de organisatie (eg. sharepoint)
Wat is het? Je kunt ook je eigen discussieplatform laten inbouwen in bestaande intranetten of andere software in gebruik in de organisatie. Je kunt het zelf laten bouwen naar je eigen wensen. Dit vergt een investering in the ontwerp proces en de ontwikkel (bouw-) kosten.
Voordeel: Het kan makkelijk zijn omdat je al contacten hebt en ervaring met de andere software. Je hoeft geen nieuwe ondersteuning te zoeken. Ook kan het voordeel zijn dat mensen als de routine hebben opgebouwd om bv. in te loggen.
Nadelen: Vaak is de bestaande software ontwikkeld voor andere doeleinden, bv. dataopslag of documenten delen. Het is dan niet optimaal voor sociale doeleinden en kennisdelen. Het vergt een goed ontwerpproces in nauwe samenwerking met een ICT-ontwikkelbedrijf.
Dit is een optie die je kunt overwegen als mensen heel enthousiast zijn over de bestaande software en daar actief gebruik van maken. Het is goed om alle technische functionaliteiten die je zou willen goed boven tafel te krijgen en door te vragen of het mogelijk is om dit voor elkaar te krijgen. Dit voorkomt latere teleurstellingen met de mogelijkheden.
