In Ethiopië werkte ik met een NGO (niet-governmentele organisatie) die fondsen had voor kleine organisaties. Jaar na jaar was er de feedback van de organisaties dat hun fondsverstrekking veel te lang duurde. De betrokken medewerkers bleven beweren dat het niet aan hen lag en dat zij alles vlot afwerkten. Als adviseur bij deze organisatie heb ik toen een aantal cases gevolgd en de cijfers boven tafel gehaald met data per stap in het proces. Het was precies te volgen hoe lang de aanvraag op elk bureau bleef liggen. Met deze cijfers in de hand was er een waarheid waar iedereen zich in kon vinden, en vrij snel konden er toen een aantal stappen uit de procedure worden gesneden. Ik was eigenlijk best verbouwereerd dat het werken met de cijfers zo goed werkte, met name omdat het een probleem was wat al heel lang speelde en een wellus nietus spelletje was geworden. Intrigerend wat het effect was van de cijfers!
Vandaar dat ik, toen ik via Nelly Spanjersberg hoorde over benchlearning meteen geïnteresseerd en nieuwsgierig was. Ik vind het heel innovatief om niet alleen vanuit reflectie en theorie te leren maar ook vanuit cijfers. Het lukte me een interview te regelen met Corline Koolhaas, projectleider benchmarking en benchlearning Rijk. Zij gebruikt benchlearning om leren tussen de Directoraten op gang te brengen. Hieronder het interview over benchlearning.
Wat is benchlearning?
“Benchlearning is een innovatieve manier van leren, en daarom ook lastig uit te leggen. Het gevaar is om benchlearning, een nieuwe manier van leren, uit te leggen met een ‘oud’ vocabulair. Zo kun je bijvoorbeeld een innovatie als de mp3- speler lastig uitleggen met de woorden van de oude manieren van muziek beluisteren. We zijn er pas sinds 2009 mee bezig en er moet nog betere taal op ontwikkeld worden. Ik zal het toch proberen!
Het doel van benchlearning is een betere overheid creëren zonder zelf een oordeel te vellen over wat goed en fout gaat. Het gaat bij benchlearning om het creëren van een visie in plaats van een strategie. Het helpt te ontdekken: gaan we de goede kant op? Wat is dan de goede kant? Het traditionele werken met statistieken en benchmarken werkte als een achteruitkijkspiegel. Bij benchlearning ga je niet terugkijken, maar monitor je wat er om je heen gebeurt, zonder hypothese, en zonder vooraf gestelde indicatoren. Die beperken namelijk je zicht. Bij benchlearning wordt beschikbare informatie op een andere manier geordend, maar zonder voorop gestelde hypothese. Je gaat op zoek naar patronen. Dit leidt tot een diepere vorm van leren dan via indicatoren of andere manieren.”
Verder is het collectieve proces van betekenisgeving heel belangrijk. Je gaat samen kijken: wat betekent dit nu? Hierdoor werk je aan veranderingen zonder het te hebben over ‘cultuur’ of ‘veranderen’. Het is enorm belangrijk dat je er geen filter instopt maar dat mensen zelf gaan interpreteren wat de cijfers betekenen. Mensen willen namelijk best veranderen maar niet veranderd worden. Ze moeten zelf lessen kunnen trekken.”
Hoe ziet het benchlearning proces er praktisch gezien uit?
“We beginnen met het maken van gespreksplaten. Dit is een verzameling van cijfers rond een bepaald onderwerp. Dan peilen we welke cijfers mensen verrassen en raken en waarom. Dan organiseren we ontmoetingen, rond deze onderwerpen en een centrale vraag. Het is belangrijk om dit niet in een vergadersetting te doen. Mensen moeten open zijn en vertrouwen hebben. Het is belangrijk dat ze niet achter hun rug om worden afgerekend op wat ze delen. Deze ontmoetingen leiden tot nieuwe inzichten en betekenisgeving van wat er gebeurt in de praktijk”.
Wat zijn situaties waarin benchlearning goed past?
“Je moet het doen daar waar je een goede voedingsbodem hebt, omdat er een duidelijk probleem is. Er moeten wat scheurtjes zijn ontstaan. De methode leent zich om bij grotere organisaties intern te gebruiken, maar je kunt het ook toepassen bij bedrijven onderling.
Het werkt niet bij sterk oordelende mensen, die niet willen verkennen wat er aan de hand is. Als mensen in de onderhandelings-stand staan leren ze niet. Het is belangrijk om een gelijk niveau binnen de organisatie uit te nodigen, mensen die elkaar kunnen inspireren.”
Wat is precies de functie van de cijfers bij benchlearning?
“De cijfers zorgen voor de confrontatie met de echte praktijk. Soms is een vraagstuk al wel erkend, maar met de cijfers maak je het beter hanteerbaar. Cijfers werken heel goed om de praktijk te bespreken, zelfs met cijferfobe mensen. Bij hen presenteer je de gegevens gewoon op een andere manier.
Door de cijfers (die vaak al beschikbaar zijn!) op een andere manier te ordenen en te laten zien, krijg je een ander gesprek. Vaak praten mensen langs elkaar heen. Bij benchlearning zorg je voor common ground door de cijfers en een centrale vraag.”
Ik ben zeker geïnspireerd door benchlearning en wil toch eens kijken of ik hier zelf iets mee kan bv. door een keer te starten van een discussie met een aantal getallen vanuit de praktijk. Bijvoorbeeld een sessie met docenten starten met gegevens over het gebruik van sociale media door leerlingen en docenten? Lijkt me interessant om te zien welke wending gesprekken dan gaan krijgen.
