Samen met Sibrenne Wagenaar heb ik een artikel geschreven voor Leren in Organisaties. Helaas niet online beschikbaar, dus ik kan er niet naartoe linken, maar het leek me wel leuk de richtlijnen die we vanuit onze eigen praktijk en ervaringen met virtuele teams hebben opgesteld te delen. Het kan goed zijn om iemand te hebben in een virtueel team die de rol van tool facilitator op zich kan nemen, zodat er specifiek aandacht besteed wordt aan de tools die het team gebruikt en het effect ervan op het teamwerk en de samenwerking. Enkele richtlijnen bij het introduceren van online tools voor virtuele teams als tools facilitator:
1. Start met bekende tools
2. Kies tools met het gehele team en maak afspraken
3. Creëer een experimenteer cultuur zodat fouten worden geaccepteerd
4. Zorg voor een helpdesk
5. Introduceer tools stap-voor-stap
6. Monitor the individuele veranderingsproces, dwz besteed aandacht aan de manier van werken en mogelijke oorzaken dat mensen niet optimaal mee kunnen doen
Twee dingen vallen mij op bij virtuele teams: de mensen die face-to-face leiders zijn, soms managers, soms actievelingen zijn dit vaak niet online. Juist managers besteden veel tijd aan face-to-face interactie en lopen soms achter bij het leren van nieuwe tools. Dit kan erg ongemakkelijk voor ze zijn. Het tweede wat opvalt is dat er zoveel mogelijk om online te communiceren met gratis of bijna gratis tools zoals skype, elluminate, meetingwizard, del.icio.us, etc. Kijk maar eens op go2web20 of web2awards van Seomoz voor een overweldigend aanbod aan tools. Dit geeft de mogelijkheid te experimenteren met online communicatie tools, los van wat een organisatie aanbiedt omdat ze een pakket heeft aangekocht. Hiermee kunnen virtuele teams beter aansluiten bij de voorkeuren en ervaringen van teamleden, die zich met hun bekende tools beter op hun gemak voelen dan met een -wellicht onwennig – ICT pakket aangekocht door de organisatie. Tegelijkertijd kan dit overweldigend zijn, en is goede begeleiding nodig en je moet vaak erg langzaam gaan anders haken mensen af en blijf je over met het groepje web enthousiastelingen.
