Dit blog heeft een zomerstop gehad – oa. ivm een mooie reis naar Cambodja waar we vrienden hebben opgezocht. Verder ons bewogen in tuktuks, op fietsen, olifanten en boten. Hieronder een foto van ons op de boot.
Eindelijk zit ik weer een beetje in het werkritme – heeft lang geduurd dit jaar om op stoom te komen.. maar nu wil ik weer elke week proberen te bloggen. Ik begin met een interview met Carolyn Nandozi uit Uganda over haar ervaringen met een het faciliteren van een facebook group for alumni – oud cursisten. Nandozi is een interessante vrouw die ik leerde kennen tijdens een online facilitatie cursus die ik verzorgde waar zij heel actief en leergierig was. De vraag over wat te doen met alumni krijg ik vaker – en we hebben de vraag nu zelf ook bij de hand nu we al bezig zijn met de derde leergang Leren en Veranderen met sociale media. De eerste leergang heeft zelf een Yammer groep geopenend en faciliteert dit ook zelf. De uitdaging is om dynamiek tussen de jaargangen op gang te brengen. RUFORUM lijkt dit te zijn gelukt!. RUFORUM is ‘Regional Universities Forum for Capacity Building in Agriculture’, een consortium van 29 universiteiten in Oost, Centraal en Zuidelijk Africa. RUFORUM bestaat al sinds 2004. RUFORUM heeft een mandaat om training te organiseren voor afgestudeerden en faciliteert netwerken rondom bepaalde expertise gebieden. Zie hieronder mijn interview met Nandozi.
Nandozi, kun je vertellen hoe de Facebook groep van start is gegaan? “De groep is in 2009 gestart vanuit een behoefte om in contact te blijven met alumni. Het secretariaat van RUFORUM Secretariat is de groep gestart en is begonnen met een aantal alumni uit te nodigen. Daarna is hen gevraagd weer anderen uit te nodigen. Dit past bij het strategische doel van RUFORUM om slim gebruik te maken van technologie om het delen van kennis en leren te stimuleren. We wilden specifiek sociale media uit proberen als middel om een netwerk van alumni te verbinden en zo op de hoogte te blijven van het werk van de alumni. Er waren geen regels opgesteld – er was een globaal doel – het verbinden van alumni van over de hele wereld. We hebben nu verschillende platformen Youtube, Flickr, Twitter, Linkedin maar ik zal me concentreren op de ervaringen met het Facebook Alumni netwerk. (hoe dit eruit ziet zie je op de foto hierboven of klik op de link).”
Hoe werkt de Facebook groep? “Het is een openbare Facebook groep
met verschillende administratoren en een stagaire die de discussies faciliteert (dat ben ik). We hebben een maandelijks plan (met doelstellingen en indicatoren) om de discussies te plannen en nieuwe manieren te vinden om in gesprek te gaan met de leden. Bijvoorbeeld: we plannen hoeveel updates we willen delen in een bepaalde maand, meestal 5 of meer updates. De alumni delen zelf ook informatie, en vaak halen we het drie-dubbele van ons doel. We hebben ook een doelstelling voor het aantal mensen wat er nieuw bijkomt. We begonnen met het doel van 10 nieuwe leden, daarna 20. Nu verdubbelen we het aantal leden in sommige maanden. Er zit in ieder geval een stijgende lijn in, en daar zijn we erg blij mee. We hebben nu 269 leden en zoals gezegd groeit dat gestaag.
De groep is vooral gericht op het delen van nieuwe mogelijkheden zoals studiebeursen, trainingen, vacatures, nieuwbrieven en consultancies. We stimuleren mensen het te melden als een aanvraag gelukt is. We willen namelijk graag weten of de groep succes boekt. Als we horen dat iets gelukt is, leidt dat meestal ook tot nieuwe leden. We zouden wel willen dat alumni meer ervaringen en kennis zouden delen maar dat is nog een uitdaging.
We zijn begonnen met het bespreken van internationale congressen en evenementen. Sommige discussies zijn heel levendig zoals een recente discussie over de Wereld Honger Dag die we op 28 mei hebben gevierd. RUFORUM zoekt naar manieren om deze bijdragen nog meer te honeren, soms heeft zo’n discussie al geleid tot een project voorstel of een bijeenkomst georganiseerd door RUFORUM. Dit zijn namelijk de discussies die de interesses en behoeftes van alumni goed articuleren. In die zin is het heel nuttig voor ons.
Iedere maand schrijf ik een rapport van alle activiteiten op de platforms waaronder de Facebook groep, maar ook bijvoorbeeld over de LinkedIn groep. Sommigen alumni zijn namelijk angstig om op Facebook te gaan, vandaar dat we verschillende platforms hebben…”
Wat is je facilitatie strategie? “Ik plaats alle vacatures en nieuwe informatie die ik tegen kom en wacht op response. Als er geen enkele response komt – ga ik er achter aan- onderneem actie -dit is echt wel nodig. Bijvoorbeeld ik kan zelf een ‘vind ik leuk’ of reactie plaatsen. Posts die interessant zijn krijgen meteen al ‘vind ik leuks’ of reacties. Meestal bedank ik leden die iets plaatsen en zorg dat ik dat ‘vind ik leuk’ aan klik. Maar bij leden die al heel veel plaatsen (die hebben we ook!) doe ik dat niet meer. We hebben 2 alumni die constant nieuwe informatie delen en reageren. Anderen reageren nooit. Dit willen we wel meer stimuleren. Het valt me op dat mensen mij wel kopiëren, bv als ik een foto plaats gaan zij dat ook doen. Ik wil hier wat creatiever in worden!
Omdat de meesten nog niet heel actief zijn ben ik wel een soort dirigent voor de groep. Ik moet wel veel doen, richting geven, en het helpt dat leden weten dat iemand de groep actief houdt. Ik zou wel meer een onzichtbare facilitator willen zijn op de achtergrond, en dat uitwisseling vanzelf op gang komt, maar dat is niet het geval. Ik moet zelf veel leiding nemen!”
Wat doe je om te zorgen dat het aantal alumni in de groep groeit? “RUFORUM
heeft een database met alle leden, en ik stuur hen emails om te vragen of ze lid willen worden van de Facebook groep. Maar goed, toen ik iedereen had uitgenodigd moest ik iets anders verzinnen. Ik heb toen de stappen opgeschreven voor leden hoe ze anderen kunnen uitnodigen voor het platform. Nu bedank ik iedereen die iemand heeft uitgenodigd en stimuleer ze om nog meer mensen uit te nodigen. Ik benader nieuwe leden ook direct en nodig ze uit anderen uit te nodigen. Het helpt om de doelen per maand te hebben! Ik heb dit namelijk verzonnen toen ik de doelstelling van een bepaalde maand niet kon halen. Dit heeft heel goed gewerkt als strategie! Door zulk soort innovatieve acties is het aantal in 4 maanden verdrievoudigd.”
Wat zijn voor jullie de dilemma’s en uitdagingen bij het faciliteren van een alumni groep? “Ik zal hierbij wat breder praten over de uitdagingen, niet alleen in de Facebook groep, maar ook op de andere sociale media zoals LinkedIn en Twitter.
- Wil je een strakke focus houden op een onderwerp of laat je dit los? Leden reageren vaak meer op vragen of bredere discussies die niet altijd gericht zijn op het onderwerp. We denken er nu over de focus wat losser te laten en bredere bijdragen uit te lokken. RUFORUM richt zich op duurzame landbouw, en dus hebben we ons altijd gericht op agrarische vacatures en informatie. Sommige alumni werken inmiddels in andere vakgebieden en hebben ook behoefte aan bredere informatie.
- Hoe krijg je de alumni actief online? Een grote uitdaging is dat we niet zoveel response krijgen als we zouden willen. We hebben 269 leden maar misschien minder dan 15 -20 personen die actief aan de groep bijdragen.
- Hoe ga je om met verschillende interesses? In de groep zitten mensen van verschillende leeftijden, verschillende banen, verschillende vakgebieden, verschillende ervaringen. Het is lastig hierin de gemene delers te vinden.
- Welke toon en stijl pak ik? Hoe kan ik antwoorden en reageren op een manier die de alumni aanspreekt? Hoe ver ga ik in het zoeken van een luchtige toon/ grappen?
- Hoe bereik je mensen die niet op Facebook zitten of het niet vaak bezoeken? Er zijn alumni die mensen willen uitnodigen die niet op Facebook zitten. Het is nogal een stap om ze dan per mail te benaderen of hun mail adres aan mij door te geven. Er zijn ook alumni die niet zelf lid worden van de openbare facebook groep. Om ze actief toe te kunnen voegen moet ik eerst vriend met ze worden wat ik liever niet wil.
- Wie wil je bereiken, wie mag lid worden? Laat ik ook organisaties of onbekende mensen toe? In het geval van organisaties – hoe ga je om met de partnership? Als onbekenden lid willen worden van de LinkedIn group – laat je dit toe of niet?.
- Hoe manage je de verschillende sociale media zoals Twitter, LinkedIn groep en Facebook groep? RUFORUM heeft verschillende sociale media platformen, het is nog wel een uitdaging om ze allemaal te managen. Welke type informatie plaats ik in welk medium? Als je hetzelfde plaatst is het niet meer interessant voor leden om verschillende kanalen te volgen. RUFORUM heeft ook nog een eigen platform op de website, dat is helemaal moeilijk actief te krijgen. Bovendien is het zo dat alumni in het weekend het meest actief zijn en er dan dus de meeste activiteit is. Dat betekent dat je eigenlijk in het weekend ook actief met zijn!
- Moeten we ook Face-to-Face bijeenkomsten organiseren om de online uitwisseling te versterken? The verschillende sociale media zijn gericht op online interactie tussen de alumni, maar in een aantal discussies hebben alumni ook gevraagd om face-to-face bijeenkomsten. .
- Laatste vraag: waarom hebben jullie voor een Facebook groep gekozen als hoofdplatform? We wisten dat de meerderheid van de alumni een Facebook account had, dus dat maakte de keuze makkelijk. We gebruiken echter ook LinkedIn, Twitter en Youtube kanalen en hopen dat daar ook interactie op gang komt
Heb je zelf ervaringen met alumni groepen online? Laat het hieronder weten. Dat zal ik een nieuwe blogpost schrijven met meer ervaringen met alumni groepen!
