Ik ben 2 jaar geleden uitgenodigd voor de presentatie van het boek van Mark Meerbeek ‘Vormgeven van virtuele groepen, 24 factoren voor succes’. Helaas kon ik toen niet en ben het nu toch maar gaan lezen. Het boekje beschrijft een systematische werkwijze om het idee van virtueel werken te introduceren in een organisatie. Het begint bij doelen stellen voor virtueel werken, via randvoorwaarden scheppen en gaat door met de implementatie van virtuele groepen. Het belangrijkste vond ik de keuze van een duidelijke strategie voor de introductie, waarvan er 2 mogelijkheden worden genoemd
1. De geregisseerde olievlekwerking- vituele groepen worden stap voor stap geintroduceerd.
2. Big bang- top management is bereid virtuele groepen te ondersteunen en het wordt organisatiebreed geimplementeerd.
Het proces is heel systematisch en topdown, en verschilt daarin met mijn eigen ervaringen. Ten eerste denk ik dat het belangrijk is dat mensen overal in de organisatie zelf bedenken hoe online tools hun werk kunnen ondersteunen. Ik zou daarom voortbouwen op ervaringen met online samenwerken die er al zijn in de organisatie in plaats van virtuele groepen te introduceren als een geheel nieuw fenomeen- tenslotte kan iedereen emailen neem ik aan :). En laat maar experimenteren.
Ten tweede gaat het selecteren van de ‘groupware’, de ICT instrumenten die helpen bij samenwerken, impliciet uit het selecteren van een zelfde ICT systeem voor alle virtuele groepen in de gehele organisatie. Door de beschikbaarheid van web2.0 tools is het mijns inziens veel makkelijker om in een virtueel team flexibel om te gaan met tools, en ieder team te laten kiezen voor tools waar een aantal mensen ervaring mee hebben. Zelfs al kost dit wat, dan nog zijn de kosten relatief laag vergeleken met een ICT groupware pakket.
Er zijn twee interessante bijlages in het boekje: de eerste is een virtuele organisatiescan die je helpt analyseren of je organisatie ‘klaar’ is voor virtueel werken, zoals bv. een positief klimaat voor samenwerken. De tweede bijlage gaat in op de functionele eisen van groupware, die kunnen helpen bij het kiezen van gebruikersvriendelijke tools. De oorspronkelijke engelse versie hiervan is ook online te vinden op de site van Nancy White.
